재택근무를 하다 보면 팀과 소통이 얼마나 잘 되고 있는지 가늠하기가 힘듭니다.
이메일이 너무 간결한지, 아니면 너무 장황한지, 팀원들이 너무 많은 정보에 시달리고 있진 않은지, 업무 진행 상황을 제대로 파악하지 못하고 있다고 느끼는지, 표정과 몸짓을 볼 수 없는 상황에서 이런 세세한 상황을 알기란 쉽지 않죠.
영상 회의를 통해 이전에 직접 얼굴을 마주했을 때의 친밀감을 조금이나마 느낄 수 있다지만, 사실 업무의 대부분은 문서 커뮤니케이션을 통해 진행됩니다. 그렇다면 어떻게 해야 모든 이메일과 회의록, 프로젝트 계획, 크리에이티브 작업 개요를 혼란 없이 명확하게 작성할 수 있을까요?
정보 아키텍처란 보통 디자이너와 UX 라이터가 웹사이트에 콘텐츠를 배치하고 데이터를 보여주는 방식을 의미합니다. 하지만 상황에 따라 다양한 의미로 사용되기도 합니다. 그리고 코로나19로 인해 완전히 새로운 상황이 등장했죠.
오늘날, 많은 팀이 사무실이 아닌 공간에서 뿔뿔이 흩어져 근무하고 있습니다. 그리고 많은 사람이 새로운 협업 도구를 익히고 있고, 이로 인해 필요한 정보를 찾는 데 더 많은 시간이 걸리기도 합니다. 복잡한 구조의 폴더 계층에 저장되어 있는 파일을 찾을 때는 폴더명이 일정한 규칙에 따라 정해져 있든 아니든 미로 속을 헤매는 기분이 들죠.
모두가 맥락에 따라 파일을 정리해 필요한 파일을 간편하게 찾을 수 있도록 Dropbox가 도와드리겠습니다. 아래에서 정보 아키텍처를 사용해 체계적인 콘텐츠 저장소를 구축하는 방법을 살펴보세요.
Karen McGrane은 *Content Strategy for Mobile*과 *Going Responsive*의 저자이자 UX 컨설팅 기업 Bond Art + Science의 창업자입니다. McGrane은 컨설턴트로 근무하는 동안 백엔드 프로세스와 도구를 감안하지 않으면 제아무리 근사한 프런트엔드 디자인이라도 해도 무용지물이라는 사실을 배웠습니다.
"영상 회의든, 전화 통화든, 재택근무를 하는 사람이 참여하는 회의는 훨씬 큰 인지적 노력을 필요로 한다."—Karen McGrane
문제는 콘텐츠팀, 디자인팀, 개발팀이 다른 팀에 미치는 영향을 감안하지 않고 본인 팀의 퍼즐 조각만 생각할 때 시작됩니다. 오늘날에는 분산된 팀이 얼마나 원활하게 협력하느냐에 따라 회사의 수익이 달라지기 때문에 그 위험성이 더 크죠.
McGrane은 "원격근무로의 전환은 모두에게 큰 영향을 미치고 있다. 이전에는 한 공간에 모여 머리를 맞대고 해결하는 것이 당연했던 일들을 이제는 인터넷상에서 해결해야 한다"고 말합니다.
McGrane이 전체론적인 접근법을 추천하는 이유도 바로 이 때문입니다. 그리고 이 방식은 팀 전체에 이득이 되는 정보 체계를 구축하는 것에서부터 시작하죠. 그럼, 아래에서 그 방법을 살펴보도록 합시다.
분산 근무 환경에서는 용어, 구조, 분류, 이름 지정 규칙이 그 어느 때보다 중요합니다.
McGrane은 "지난 15년간 원격으로 일해온 동료이자 친구가 원격근무의 의미에 관한 폭풍 트윗을 게시했다. 내 마음에 와닿은 구절은 바로 영상 회의든, 전화 통화든, 재택근무를 하는 사람이 참여하는 회의는 훨씬 큰 인지적 노력을 필요로 한다는 부분이었다"라고 회상합니다.
"반려동물, 자녀, 다른 사람과 함께 사는 사람은 회의나 전화 통화를 할 때 더 많은 방해를 받는다. 그러면 부담이 클 수밖에 없다. 이런 상황에서는 Dropbox Paper 문서 같은 비동기식 소통 방식을 생각해보는 것이 좋다. Dropbox Paper에서는 누군가가 '우리가 해결해야 하는 문제가 바로 이 부분이에요'라고 댓글을 남기면 사람들이 거기에 바로 답글을 남길 수 있다. 그런 다음에는 문제를 해결할 마감일을 정해야 하는데, 이때 관계자들을 @멘션하면서 "내일 중으로 의견을 주셔야 결정을 내릴 수 있습니다'라는 메시지를 남기는 것도 좋다."
McGrane은 전화 통화와 영상 회의는 실시간으로 교류하며 팀워크를 다지고 싶을 때 사용하고 프로젝트 계획, 전략서, 크리에이티브 작업과 같은 롱폼 콘텐츠를 제작할 때는 모두가 공유할 수 있는 비동기식 도구를 사용하는 것을 권장합니다.
"현재 사용 중인 도구를 적절하게 사용하는 방법이 무엇인지 생각해봐야 한다. 나는 무슨 일만 있으면 대면 회의를 진행하는 회사를 수없이 경험했다. 지금은 대면 회의를 진행할 때의 가치가 무엇인지 고민해봐야 할 때다. 모여서 팀워크를 다지기 위한 목적이 아니라 무언가를 논의해 결정을 내리기 위한 목적이라면 재택근무 도구를 사용해 효율적으로 처리할 수 있는 방법이 다양하게 있다."